Una de las funcionalidades más potentes que tiene Sharepoint es la posibilidad de trabajar con listas, al más puro estilo de Excel, pero con más posibilidades y que, además, podremos vincular a un excel para no tener que acceder a Sharepoint para consultar los datos. Veamos cómo.

Accediendo a Sharepoint

Lo primero es acceder a nuestro portal de Office 365 en https://portal.office365.com y seleccionamos Sharepoint dentro de las aplicaciones disponibles.

Una vez seleccionemos Sharepoint nos abrirá la ventana principal, en donde podremos crear nuevos sitios o abrir los sitios ya existentes. En nuestro caso vamos a trabajar con el sitio Bitácora Office 365.

Creando la lista

Dentro de nuestro sitio de Sharepoint, pulsamos sobre Nuevo y seleccionamos Lista.

Nos abrirá un menú a la derecha para poner un nombre y una descripción a esta nueva lista. También nos preguntará si queremos añadirlo al menú de navegación, es decir, al menú de acceso rápido que se encuentra a la izquierda de los sitios de Sharepoint.

Una vez creada la lista, nos llevará automáticamente a ella, y nos mostrará la base sobre la que podemos trabajar.

Columnas por defecto

Aunque en esta vista solo se vea una columna creada con nombre Título, en realidad hay más creadas por defecto, pero que no podemos ver en la vista actual. Para ello nos vamos a la parte superior derecha y seleccionamos Todos los elementos > Editar vista actual.

En esta vista podremos ver todas las columnas que ya existen, y es importante conocerlas, ya que es habitual que se quiera crear una columna y nos diga que esta ya existe, y que nosotros no la veamos como creada, pero que si que está disponible.

Además de poder mostrar en la vista las diferentes columnas, podremos asingarles un orden dentro de nuestra vista.

Si seguimos bajando, tendremos más opciones para generar nuestra vista, como el orden de las columnas, aplicar filtros, etc. Podemos generar tantas vistas como queramos, teniendo cada una la configuración que se defina.

Añadiendo columnas

Si queremos crear columnas en nuestra lista, que hemos llamado Inventario, que no existan ya, podemos fácilmente añadirla, pulsando en Agregar columna, donde nos mostrará una lista de opciones para la nueva columna.

En general, son autoexplicativas y debemos de tener en cuenta que si pulsamos en Más… nos mostrará una web avanzada para la creación más detallada de una columna, dónde se podrá definir con más detalle el tipo y características de la columna como: Si será obligatorio que contenga información, si los valores se podrán repetir, número máximo de caracteres, etc.

Aunque hay que tener en cuenta que las opciones disponibles variarán según el tipo de columna elegido.

Procedemos a añadir las diferentes columnas que deseemos. Veamos la creación de una columna tipo Opción.

Columna tipo Opción

Tras escribir el nombre y la descripción, redactamos los diferentes elementos de los que constará la lista Opciones, sabiendo que cada línea corresponderá a un elemento seleccionable. Pulsamos en Agregar, y lo tendremos en nuestra lista Inventario. Añadimos todas las columnas que queramos, y nos quedará algo similar a esto:

Cubriendo los datos en una lista

Ahora que tenemos nuestra lista, vamos a empezar a cubrirla. Para ello seleccionaremos Edición rápida

En esta vista, ya se parece más a una tabla tipo Excel, y podremos empezar añadir contenido e incluso añadir más columnas desde aquí si fuera necesario.

En nuestro ejemplo, solo tendremos que rellenar los campos hasta ubicación, ya que los campos Creado por, Modificado por y Versión, los cubrirá automáticamente Sharepoint. En los campos tipo Si/No u Opción, nos mostrará una flecha tipo desplegable.

Una vez finalicemos de añadir información, solo tenemos que Salir de la edición rápida y listo.

Conectar excel a una lista de Sharepoint

Conectar un excel a esta lista es muy sencillo. Desde la vista principal elegiremos Exportar a Excel y nos generará un fichero Query.iqy y le diremos que lo queremos abrir con Excel.

Al abrirlo, nos mostrará la información que tenemos en la lista

Ahora, podemos seguir añadiendo información en nuestra lista de Sharepoint, y los usuarios, con solo ir a la pestaña de Datos > Actualizar todo, nos cargará la información en nuestro Excel y podemos tener un excel con la información actualizada sin necesidad de entrar en Sharepoint.