Recientemente Microsoft ha puesto a nuestra disposición la creación de formularios en línea, y esta aplicación se llama Forms. En este post vamos conocer todas las opciones que nos ofrece, ya que, si bien es una aplicación sencilla de utilizar, dispone de opciones muy interesantes que conviene conocer. En este post nos centraremos en el formulario, dejando el cuestionario  y la visualización de resultados para la segunda parte.

Portal Office 365

PaginaPrincipal

Para empezar a usar Forms, nos vamos al portal de Office 365 y lo seleccionamos. Nos abrirá una nueva ventana donde podremos crear un nuevo formulario o cuestionario, y navegar entre los que ya tenemos creados.

PantallaInicialForms

¿Cuál es la diferencia entre formulario y cuestionario?

Aunque en un primer momento puede parecer que son iguales y que tienen las mismas opciones, veremos que se distinguen en que en los cuestionarios puedes incluir respuestas correctas y puntuaciones, con el consiguiente recuento de las mismas. Además, puedes proporcionar comentarios sobre la respuesta seleccionada por los usuarios, explicando por qué está bien o mal.

Opciones globales

En la parte superior derecha tenemos las opciones globales que podemos realizar sobre el formulario.

OpcionesGlobales

Vista previa

Nos permite realizar una vista previa de como se vería el formulario, permitiéndonos alternar entre ordenador de sobremesa o móvil.

VistaPreviaMovil

Tema

Sencillo editor que nos permite cambiar el color del formulario, aplicar algunos temas predefinidos, e incluso poner una imagen de fondo.

Temas

Compartir

Nos permite compartir el formulario para recopilar respuestas, dándonos la opción de copiar la dirección, crear un código QR, embeber el formulario en nuestra web o en un Sway y enviarlo por correo electrónico. Recientemente han añadido la opción de compartirlo como plantilla, de tal forma que puedas compartirlo con el resto de la empresa y que lo usen como base. Por último, podremos compartirlo para diseñar el formulario entre varios.

Compartir

trespuntos En los tres puntos tendremos las siguientes opciones

Ramificación

Podremos incluir cierta parametrización a las respuestas, de tal modo que si elegimos como respuesta Cine en la primera pregunta, nos salte a otra pregunta o al fin del formulario.

Ramificación

Configuración

Se pueden parametrizar las siguientes opciones

Quién puede rellenar este formulario. Con esta opción podremos limitar el formulario a personas de nuestra empresa y obligarles a registrar o no su nombre, y limitar o no una única respuesta.

Opciones para respuestas. Estas opciones son bastante auto explicativas, con ellas podemos decidir manualmente cuando se puede o no contestar al formulario, o podemos definir un intervalo de fechas en los que se podrá contestar. También podremos indicar si queremos que mezcle las preguntas y que nos avise cada vez que alguien cubra el formulario.

Configuración

Creando un nuevo formulario

Seleccionamos la opción Nuevo formulario y nos abrirá una ventana similar a esta:

NuevoFormulario

Escribimos el título que deseemos poner al formulario y pulsamos en Agregar pregunta, lo que nos mostrará un listado para seleccionar

TiposPreguntasForms

Veamos en que consiste cada una de ellas

OPCIÓN

La más básica, nos permite escribir una pregunta y que el usuario escoja la respuesta entre las opciones disponibles.

PreguntaOpcion

TEXTO

Esta pregunta ya es más completa, porque permite al usuario escribir texto, aunque nosotros podemos ponerle ciertas restricciones en cuanto número de caracteres o contenido.

PreguntaTexto

CLASIFICACIÓN

Permite al usuario realizar una valoración de 5 o 10 estrellas (o números)

PreguntaClasificacion

FECHA

El usuario puede seleccionar una fecha.

PreguntaFecha

CLASIFICACIÓN (Ordenar)

Con esta pregunta podremos dar de alta una serie de elementos que después el usuario podrá arrastrar y ordenar.

PreguntaOrden

LIKERT

Similar al primer tipo, con la diferencia que podremos añadir varias filas para que el usuario las complete.

PreguntaLikert.JPG

Una vez configuradas las opciones, nos quedará listo el formulario para enviar.

Formulario