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Recientemente Microsoft ha puesto a nuestra disposición la creación de formularios en línea, y esta aplicación se llama Forms. En este post vamos conocer todas las opciones que nos ofrece, ya que, si bien es una aplicación sencilla de utilizar, dispone de opciones muy interesantes que conviene conocer. En este post nos centraremos en el formulario, dejando el cuestionario y la visualización de resultados para la segunda parte.
Contenidos
Portal Office 365
Para empezar a usar Forms, nos vamos al portal de Office 365 y lo seleccionamos. Nos abrirá una nueva ventana donde podremos crear un nuevo formulario o cuestionario, y navegar entre los que ya tenemos creados.
¿Cuál es la diferencia entre formulario y cuestionario?
Aunque en un primer momento puede parecer que son iguales y que tienen las mismas opciones, veremos que se distinguen en que en los cuestionarios puedes incluir respuestas correctas y puntuaciones, con el consiguiente recuento de las mismas. Además, puedes proporcionar comentarios sobre la respuesta seleccionada por los usuarios, explicando por qué está bien o mal.
Opciones globales
En la parte superior derecha tenemos las opciones globales que podemos realizar sobre el formulario.
Vista previa
Nos permite realizar una vista previa de como se vería el formulario, permitiéndonos alternar entre ordenador de sobremesa o móvil.
Tema
Sencillo editor que nos permite cambiar el color del formulario, aplicar algunos temas predefinidos, e incluso poner una imagen de fondo.
Compartir
Nos permite compartir el formulario para recopilar respuestas, dándonos la opción de copiar la dirección, crear un código QR, embeber el formulario en nuestra web o en un Sway y enviarlo por correo electrónico. Recientemente han añadido la opción de compartirlo como plantilla, de tal forma que puedas compartirlo con el resto de la empresa y que lo usen como base. Por último, podremos compartirlo para diseñar el formulario entre varios.
En los tres puntos tendremos las siguientes opciones
Ramificación
Podremos incluir cierta parametrización a las respuestas, de tal modo que si elegimos como respuesta Cine en la primera pregunta, nos salte a otra pregunta o al fin del formulario.
Configuración
Se pueden parametrizar las siguientes opciones
– Quién puede rellenar este formulario. Con esta opción podremos limitar el formulario a personas de nuestra empresa y obligarles a registrar o no su nombre, y limitar o no una única respuesta.
– Opciones para respuestas. Estas opciones son bastante auto explicativas, con ellas podemos decidir manualmente cuando se puede o no contestar al formulario, o podemos definir un intervalo de fechas en los que se podrá contestar. También podremos indicar si queremos que mezcle las preguntas y que nos avise cada vez que alguien cubra el formulario.
Creando un nuevo formulario
Seleccionamos la opción Nuevo formulario y nos abrirá una ventana similar a esta:
Escribimos el título que deseemos poner al formulario y pulsamos en Agregar pregunta, lo que nos mostrará un listado para seleccionar
Veamos en que consiste cada una de ellas
OPCIÓN
La más básica, nos permite escribir una pregunta y que el usuario escoja la respuesta entre las opciones disponibles.
TEXTO
Esta pregunta ya es más completa, porque permite al usuario escribir texto, aunque nosotros podemos ponerle ciertas restricciones en cuanto número de caracteres o contenido.
CLASIFICACIÓN
Permite al usuario realizar una valoración de 5 o 10 estrellas (o números)
FECHA
El usuario puede seleccionar una fecha.
CLASIFICACIÓN (Ordenar)
Con esta pregunta podremos dar de alta una serie de elementos que después el usuario podrá arrastrar y ordenar.
LIKERT
Similar al primer tipo, con la diferencia que podremos añadir varias filas para que el usuario las complete.
Una vez configuradas las opciones, nos quedará listo el formulario para enviar.
Quisiera saber si hay alguna opcion con la cual pueda delimitar el numero de entradas. Si hago un forms para un curso, y solo hay cupo para 20 personas. De que manera automaticamente se puede cerrar el acceso para que mas personas no se sigan inscribiendo?
Hasta donde yo se, no se puede establecer un cupo.
Y no se me ocurre la forma de que se cierre el acceso automáticamente.
Un saludo
PUEDES EN CONFIGURACIÓN DE TU FORMULARIO LA PONER FECHA DE CIERRE
Si, en las opciones avanzadas marcas la fecha límite para cubrir el formulario.
Se podria limitar el tiempo para responder un cuestinario?
Puede imprimirse el cuestionario o las respuestas?
Gracias
Hola.
Hasta donde yo se, solo te permite poner una fecha límite en la que poder responder el cuestionario, pero no limitar el tiempo para completarlo.
Después, en respuestas, puedes exportar en excel los resultados de los cuestionarios cubiertos.
Un saludo
Hola, en la opción LIKERT se podría agregar mas de 8 opciones y mas de 10 instrucciones?
requiero realizar una matriz donde son 9 opciones y 12 instrucciones(en este caso los doce meses del año) pero no me deja agregar mas, hay alguna forma de poderlo hacer?
No, en principio no se puede crear un likert único con todos esos campos, yo los suelo «resolver» creando varios likerts, aunque en tu caso con las opciones que quieres añadir no se me ocurre como puedes hacer.
Uns aludo.
Te dejo aquí la petición que existe para habilitar más de 7 opciones en el likert, cuantos más votos, más posibilidades de que lo desarrollen.
https://microsoftforms.uservoice.com/forums/386451-welcome-to-microsoft-forms-suggestion-box/suggestions/32966779-more-than-7-options-in-likert-scale
Saludos.
mil gracias y saludos!!!
Buen dia
Se puede publicar la información que se va recabando en las encuestas? esto con la finalidad de que una jefatura(no administrador del form) pueda consultar la información capturada.
Hola.
Si te refieres a si se puede exportar, es que si, se puede exportar a excel el conjunto de las respuestas, e incluso conectarlo a PowerBi.
Saludos.
Buen día, cuando mis alumnos contestan un formulario y cierran sesión, pero el siguiente que abre el formulario desde su correo office 365 no lo puede contestar porque dice que ya se envió la respuesta, queda abierta la sesión del alumno anterior ¿Cómo se cierra la sesión del alumno anterior?
Supuestamente, con seleccionar el usuario y cerrar sesión debería de ser suficiente, pero suele dar problemas. El truco que uso yo es abrir sesión de incógnito en el navegador, ya que al cerrar la sesión del navegador, se borra cualquier login realizado.
Saludos.
Hola bue espero me puedan orientar, hice un formulario para que un gran grupo de alumnos llene una solicitud, mi duda es…
cuando abres el formulario, hay una apartado que esta pre cargado que dice «No reveles nunca tu contraseña» y en letras azules «Notificar abuso», si doy clic en dicho enlace aparece una pregunta donde se observa que llene datos para notificar el mal uso del formulario; ¿a quién llega esa notificación y como puedo validarla?.
Quedo atento y gracias por su tiempo.
Hola, Martín.
No me suena esa opción y creo que es debido a que hay diferencias entre la versión profesional y la versión educativa. Intuyo que esa notificación llega al dueño del formulario, pero habría que probarlo y verificarlo.
Saludos.
Hola, puedo desactivar el número de las preguntas del cuestionario? Que o se vea el número de cada pregunta. Como se hace? Gracias.
Hola
Aunque parece que se debería de poder según la documentación, yo al menos no dispongo de esa opción dentro de la configuración
https://docs.microsoft.com/en-us/forms-pro/invite-settings#survey-response-options
Saludos
Parece increible. Tampoco lo he encontrado. Muchas gracias.
Creo que es porque ahora hay una versión pro, de pago, y supongo que en esa opción estará disponible.
Saludos
Buenas tardes, existe alguna opción para incrementar el numero de preguntas en un formulario o cuestionario, ya que estoy trabajando en un proyecto académico y me indica que el formulario ya no admite mas preguntas .
Hola, Leonardo.
Que yo sepa no se puede aumentar el número de preguntas.
Un saludo.
Buenas.
¿Se puede restringir el número de intentos de responder el cuestionario cuando este se comparte con un vínculo con cualquier persona?
Gracias por la información, muy buena.
Hola.
No, cuando es cualquier persona como no obligas a registrar el usuario, puedes contestar varias veces.
Un saludo!
Muchas gracias.
Aprovecho para preguntar otras dos dudas:
A) Una vez enviado el cuestionario, ¿podría un alumno repetirlo para intentar mejorar nota?
B) ¿Es posible configurar el cuestionario de modo que se permitan varios intentos de respuesta en cada pregunta?
Un saludo
A) Si, si que podría si lo configuras para permitir más de una respuesta.
B) Diría que no, que solo puedes repetir el cuestionario entero.
Saludos.
Desde el punto de vista práctico, cara al alumno, ¿qué diferencia hay entre un cuestionario y un formulario?
Hola, Elena.
Desde el punto de vista del alumno, ya recibe una nota al momento, y si permite varios intentos, puede reintentar y sacar mejor nota, por poner un ejemplo.
Es decir, la retroalimentación que proporciona el cuestionario no la tiene el formulario.
Un saludo.
¿Existe alguna posibilidad de restringir una pregunta de fecha para que sólo puedan seleccionarse días de, por ejemplo, miércoles a sábado? Gracias
Hola.
Esta versión de Forms no permite, hasta donde yo se, delimitar las fechas de selección.
Un saludo.
¿Es posible mostrar los puntos obtenidos pero no las respuestas correctas, al final el cuestionario?, esto con la intención de que un cuestionario se pueda realizar varias veces, pero sin conocer la respuesta correcta después de responderlo por primera vez.
En configuración, puedes desmarcar la opción:
Mostrar resultados automáticamente
Los encuestrador verán el resultado cuando hayas revisado manualmente sus respuestas.
Un saludo.
Hola,
¿Saben si hay alguna forma de cambiar el color y el tipo de letra del título de un formulario si utilizamos un tema personalizado?
Gracias!
Hola.
Hasta donde yo se, en la versión de Forms incluida en Office 365 no es posible cambiar el tipo de letra.
Un saludo.
Hola, gracias por el tutorial, muy bueno. Sabes si en una pregunta de opciones se puede limitar la cantidad? por ejemplo, de las seis opciones que ofrece la pregunta, sólo puedes elegir tres, que el sistema no te permita más de eso.
Hola, Paula.
La aplicación no permite limitar la cantidad de respuestas.
Un saludo.
Hola, puedo recuperar un cuestionario si el estudiante no lo llego a enviar por falta de tiempo y el estatus dice cerrado?
No, si no envía no se puede recoger nada.
Saludos.
¿Cómo aplico un formulario a varios grupos diferentes?
Puedes compartir el formulario con los grupos que quieras, pero no tengo claro si te referías a eso.
Saludos.
Como puedo esconder la puntuacion de cada pregunta?
No es posible actualmente esconder la puntuación de las preguntas.
Saludos.