Office 365 permite la creación de usuarios sin licencia, a los que les puede asignar diferentes roles de administrador. De esta misma forma, podemos asignar diferentes roles de administrador a usuarios con licencia.

Accedemos a nuestro portal y nos vamos a Administración. Una vez allí, veremos en la ventana principal la ventana de usuarios:

Usuarios Office 365

Usuarios Office 365

Seleccionamos la opción de + Agregar un usuario, y nos abre un formulario para el alta de usuarios:

NuevoUsuario

Cubrimos los campos según nuestras necesidades, y nos vamos a la opción que nos interesa en esta entrada, Roles.

Roles en Office365

Roles en Office365

Usuario (sin acceso de administrador): Es la opción por defecto, y no dispone de acceso al área de administración de Office 365.

Administrador global: Administrador con todos los permisos de administración asignados.

Administrador personalizado: Si seleccionamos esta opción, nos muestra más opciones, pudiendo asignar uno o varios de los roles.

Administrador Personalizado Office365

Administrador Personalizado

Administrador de facturación: Asigna la capacidad para contratar suscripciones, abrir incidencias de soporte técnico y supervisar el estado del servicio.

Dinamycs 365 Administrador de servicio: Otorga al usuario el rol de Administrador completo en Dinamycs 365, pudiendo gestionar instancias.

Administrador de Exchange: Permite al usuario administrar los buzones de correo y las directivas de correo no deseado. Además, le da acceso a los informes de actividad.

Administrador de contraseñas: Permite al usuario restablecer contraseñas, salvo que tengamos nuestro Office 365 vinculado con el Directorio Activo, ya que en ese caso,  las contraseñas se resetean desde el controlador de dominio. También abrir solicitudes de servicio y supervisar el estado del servicio. Solo podrán restablecer contraseñas de usuarios, no de otros administradores.

Administrador Skype Empresarial: Capacita al usuarios para configurar Skype Empresarial y visualizar todos los informes de actividades.

Administrador de servicios de Power BI: Tendra acceso a las métricas de uso de Office 365 realizadas por Power BI. También puede configurar las características de Power BI.

Lector de informes:  Habilita al usuario ver todos los informes de actividades.

Administrador de Servicios: Un usuario con este rol podrá: Abrir solicitudes de soporte técnico, ver el centro de mensajes. Desde Microsoft recomiendan asignar este rol a los usuarios que también tengan el rol de Administrador de Exchange o Administrador de Sharepoint o Administrador de Skype empresarial, ya que podrán ver el estado del servicio y publicar notificaciones.

Administrador de Sharepoint: Permite administrar el almacenamiento de documentos y carpetas en Sharepoint. Permite, además, asignar a otros usuarios el rol de administrador de la colección de sitios y el de administrador del almacén de términos.

Administrador de control de usuarios: Este rol habilita al usuario para restablecer contraseñas, ver el estado de los servicios, eliminar cuentas de usuarios y administrar las solicitudes de servicio. No podrá eliminar cuentas con el rol Administrador global, ni restablecer contraseñas de otros administradores (Global, Facturación, Exchange, Sharepoint, de cumplimiento y Skype empresarial).

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Por último, hacer mención a Dirección de correo electrónico alternativa. Esto es muy útil cuando la cuenta de administrador no tiene licencia de Office 365, ya que nos permite fijar una cuenta de correo a donde lleguen las notificafiones, extractos de facturación y restablecer sus propias cuentas de administrador de Office 365.