Cuando hablamos de políticas de retención en Office 365, nos referimos a todas aquellas medidas que podemos implantar para proteger la información y poder tenerla disponible, tanto por temas de cumplir con alguna normativa, por motivos legales o porque la empresa quiera tenerla protegida ante borrados intencionados o por error.

De esta forma, podremos asegurar que un correo o fichero estará disponible el tiempo que nosotros definamos en la política de retención.

Es un tema que, debido a los múltiples cambios en las leyes como la aparición de la GDPR y de las políticas de Microsoft, te obliga a revisarlo y a mantenerlo al día.

La retención o también llamada Retención Unificada, es una opción disponible dentro de Seguridad y cumplimiento. La retención unificada nos permitirá lograr las metas comentadas inicialmente.

Con las políticas de retención podremos:

  • Retener contenido
  • Borrar contenido
  • Retener contenido durante un tiempo y después borrarlo automáticamente.

Estas políticas se pueden aplicar

  • Asignando una política a toda la organización o solo a usuarios o aplicaciones específicas
  • Asignando políticas a contenido que cumpla ciertas condiciones en base a su contenido, palabras clave o tipos específicos de información

Políticas de retención. ¿Qué hacen realmente?

Este es un punto que, en mi opinión, nunca ha estado demasiado claro. Veamos el caso de documentos y de correos electrónicos.

Biblioteca de documentos

  1. Si el contenido es modificado o eliminado. Si es durante el período de retención, una copia del original se creará en la Biblioteca de conservación de documentos, una vez pase el período de retención se moverá a la carpeta de reciclaje de segunda fase.
  2. Si el contenido no es modificado o eliminado. El contenido se mueve a la papelera de reciclaje una vez pasado el período de retención. Si el usuario realiza una purga de esa papelera de reciclaje, pasaría a una segunda papelera que tras 93 días eliminaría el fichero.

Buzones de correo electrónico

  1. Si el contenido es modificado o eliminado. Si es durante el período de retención, se moverá a la carpeta Elementos recuperables, una vez pase el período de retención, se eliminará tras 14 días.
  2. Si el contenido no es modificado o eliminado. El mismo proceso se lleva a cabo, es decir, tras expirar el período retención, tras 14 días se elimina de forma permanente.

Primer vistazo a la configuración de una política de retención en Office 365

Veamos como se ve la pantalla de configuración de una política de retención en Office 365.

Opción: «Sí, quiero conservarlo»

Esta opción implica retener el contenido del correo del usuario o de un sitio de Teams/Sharepoint durante el tiempo indicado. Se puede definir por días, meses o años, e incluso para siempre.

El contenido eliminado por los usuarios, se moverá a la carpeta Elementos recuperables, y allí se aplicará la política de retención, de tal forma que la política de retención asegure que el contenido no se elimine permanentemente.

Opción: «¿Quiere que lo eliminemos una vez transcurrido este plazo?»

Una vez finalizado el perío de retención, podemos indicar específicamente que lo elimine. Si le indicamos que no, se aplicarán las políticas stándar de eliminación, en el caso de que el elemento ya se encuentre en la carpeta de elementos recuperables, que por defecto es de 14 días, aunque se puede ampliar a 30.

Opción: «No, solo eliminar el contenido que tenga más de»

Esta opción eliminará el contenido seleccionado una vez finalice el período indicado.

Opción: «Eliminar el contenido en función de»

Aquí le marcaremos la condición que tendrá que tener en cuenta para calcular el período de retención o de eliminación:

  • Cuando fue creado: El tiempo cuenta desde la fecha de creación del fichero o correo electrónico
  • Cuando se modificó por última vez: El tiempo cuenta desde la última modificación realizada sobre el fichero o correo electrónico

Fuentes